La dinámica de retrospectiva Documentación Completa X Comunicación Eficaz es un Team building que ayudará a mostrar al equipo y los gestores que la conversación cara a cara es mejor que una pila enorme de papeles.

¿Hay muchos documentos en su equipo? ¿Toda la comunicación se realiza a través de e-mail? ¿Hay un mar de plantillas en su proyecto? Su equipo/empresa probablemente está viviendo la paradoja de la comunicación a través de la documentación.

Funciona así: la comunicación es mala, por lo que creamos documentos para mejorar la comunicación, la comunicación empeora, creamos más documentos y así sucesivamente.

De acuerdo con Cockburn, la comunicación a través de documentos, tickets y e-mails es la peor posible. El gráfico de Alistar Cockburn demuestra que la conversación más eficaz es la que se realiza cara a cara, preferentemente con una pizarra.

Retrospectiva: Documentación Completa X Comunicación Eficaz

Desafortunadamente, la creencia en la documentación extensa está muy arraigada, y los equipos que están empezando en el método ágil tienen dificultades para adoptar uno de los principales valores ágiles: “Software en funcionamiento más que documentación completa” (Manifiesto Ágil, 2001).

Retrospectiva Documentación Completa X Comunicación Eficaz

Documentación Completa

Escriba en un post-it algunas situaciones que encuentre insólitas. Estos son algunos ejemplos que ya utilizamos:

  • Un oso andando en bicicleta
  • Un payaso cantando
  • Un extraterrestre tomando el sol en la playa
  • Un mono comiendo zanahoria
  • Una viejita jugando a un videojuego
  • Un pato comiendo un perrito caliente
  • Un cocodrilo cazando un pollito
  • Una vaca tocando la guitarra

Utilice su imaginación. Debe tener una situación para cada miembro del equipo. Estas representan las demandas del negocio, los requisitos.

Puesta en marcha de la dinámica

  1. Coloque el equipo en círculo y distribuya una situación y un bloc de post-its para cada persona. Nadie podrá ver la situación del otro. El autor debe firmar la propuesta y volver a pasarla a la persona del lado.
  2. La persona debe tomar la propuesta, leer lo que está escrito y en 20 segundos dibujar la escena en otro post-it. El post-it con el dibujo debe pegarse en el post-it de la propuesta de forma que esta ya no pueda leerse.
  3. Luego la persona que dibujó pasa el post-it a la persona que está a su lado. La persona verá el dibujo y, en 20 segundos deberá escribir la situación en un nuevo post-it. Pida a la persona que pegue el post-it con la descripción sobre el post-it con el dibujo de forma que este ya no pueda verse.
  4. Continúe girando, pase la descripción del dibujo a la persona al lado. Esta persona hará un dibujo según la descripción, repitiendo los dos pasos anteriores. Repita hasta que tenga 3 dibujos (5 rondas). Detenga siempre la dinámica con el dibujo.
  5. Ahora, pegue en la pared comenzando con la propuesta inicial hasta el último dibujo.

Los resultados suelen ser muy divertidos. Gatos que pueden volverse nubes, extraterrestres que se convierten en personas, ingenieros que se convierten en guitarras, entre otras infinitas posibilidades.

Retrospectiva: Documentación Completa X Comunicación Eficaz

Comunicación eficaz

Ahora, pida que todos juntos dibujen otra situación inusual. Deben estar frente a una pizarra para que todos puedan colaborar.

Retrospectiva: Documentación Completa X Comunicación Eficaz

¿Qué generó el mejor resultado? Elabore un plan de acción con el objetivo de facilitar la comunicación cara a cara y reducir el número de e-mails y documentos.

Al Finalmente: “El método más eficiente y eficaz de transmitir información para de un equipo de desarrollo y dentro del mismo, es a través de una conversación cara a cara.” (Manifiesto Ágil, 2001).

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