Tu compañía ha comenzado a trabajar con equipos a distancia. Desde la dirección  hasta el equipo operativo, están ahora todos distribuidos y existe el temor de que el trabajo no sea tan productivo. 

¿Cómo podemos asegurarnos de que en este escenario se mantendrá la productividad  (o incluso aumentará) y que no habrá desalineación entre  equipos, gestores y  liderazgo?

Cuando trabajamos a distancia, incluso si nos dedicamos diligentemente y durante más horas, es bastante común que la distancia genere desalineación y desperdicio. ¿Cómo podemos asegurar que las personas estén trabajando y colaborando en lo que importa? 

El desafío de las reuniones en el trabajo a distancia

En el trabajo en remoto, es posible que las empresas sean aún más productivas. Pero para eso , necesitamos algunos factores clave que marquen la diferencia: 

  • alineamientos frecuentes y efectivos
  • trabajo visible
  • priorización
  • cultura

El propósito de este material es ayudar principalmente al primer elemento, y un poco al segundo. Para esto, trataremos cómo facilitar las dinámicas en los equipos distribuidos (se aplica a los  equipos de desarrollo, operaciones, liderazgo y reuniones de la dirección).

Esto permitirá que los alineamientos sean efectivos y que el tiempo que las personas dedican a la ejecución no se desperdicie. Comencemos por la premisa de que identificaste la necesidad de programar una reunión, con un tema que,  por ejemplo, puede ser uno de los siguientes: 

  • Alineamiento estratégico
  • Plan de acción para resolver un problema
  • Coordinación entre equipos
  • Ceremonias de Scrum (mira más aquí)
  • Definición de roadmap
  • Refinamientos de backlog
  • Alineamientos comerciales  o técnicos
  • Resolución de conflictos
  • Etc.

Setup con los participantes

Si las herramientas que vas a utilizar no forman parte de la vida diaria de los participantes, intenta programar una prueba a más tardar 1 día antes de la reunión real.

Dales tareas para hacer, utiliza todas las herramientas y funcionalidades que  puedas para asegurarte de que no haya soluciones “en producción”. 

Al comenzar la reunión

Checkin

Es importante comenzar la reunión con un check-in para conectar a las personas y reducir la posibilidad de que abran cualquier otra aplicación y se centren en otra cosa.

Solicita a cada persona que haya ingresado en la reunión que escriba la siguiente información en el chat: 

  • Nombre
  • Función
  • ¿Cómo se encuentra para esta reunión?

Acuerdos

Es importante que algunos acuerdos sean claros. Enumera visualmente (de preferencia en el board o Presentaciones en herramientas como Powerpoint o Google Presentation) y comparte tu pantalla mostrando una lista como la siguiente.

Los elementos de  tu lista deben ser apropiados de acuerdo con la dinámica, las herramientas y las necesidades de los participantes. 

  • Asegúrate de estar en un lugar con una buena conexión a internet
  • Si falla, adviértelo por mensaje de texto y reinicia
  • Usa un ordenador portátil o desktop con cámara y micrófono
  • Prueba las herramientas que vamos a usar antes de comenzar
  • Mantén SIEMPRE tu micrófono silenciado cuando no estés hablando
  • Comienza diciendo quién está hablando (principalmente si es sólo audio)
  • Mantén tu cámara encendida (a menos que sobrecargue la conexión)
  • Respeta el timebox
  • Espera a que la otra persona termine antes de comenzar a hablar
  • Practica la escucha activa
  • Ten agua (y comida también, si lo deseas) a mano
  • Toma descansos de 5 min cada ~1h

Tirando, y no empujando

Creemos que la mejor manera de generar aprendizaje y llegar a un consenso es tirando, y no empujando. ¿Pero qué significa eso? Imagina que estás teniendo una reunión para definir un plan de acción, y esta reunión es online.

En general, lo que sucederá es que, incluso más que en una reunión cara a cara, la gente esperará a que un liderazgo la dirija, mientras los demás escuchan. Es muy común que una o dos personas hablen en reuniones en línea, y el resto permanezca en silencio. 

Es importante dejar claro que las personas en silencio inevitablemente tienen cosas que decir y, en ausencia de espacio para hacerlo, se desconectarán y empezarán a enfocarse en otros temas. Este no es un problema de ellos, sino de la dinámica.

La reunión se volverá improductiva y no habrá consenso o alineamiento, aunque todos expresen que están de acuerdo. 

Para que la reunión sea productiva, debemos prepararnos para generar el compromiso de todos y administrar la forma en que se expone y se trabaja la información de cada individuo. 

Cámara encendida, micrófono apagado

Para que todos puedan interactuar de la mejor manera posible, es crucial recordar que el lenguaje no verbal es responsable del 93% de nuestra comunicación. Sin embargo, si todos encienden el micrófono simultáneamente, la reunión se convertirá en un caos.

Por lo tanto, la mejor práctica es que todos mantengan la cámara encendida y el micrófono apagado, encendiéndose solo cuando se habla.

Esto no sólo permite que los participantes se comuniquen mejor, sino que se mantengan enfocados por más tiempo porque saben que están observando y siendo observados, y también le permite al facilitador identificar fluctuaciones en el ritmo e interés, y reaccionar con la facilitación acorde al momento. 

Respuestas de chat

En una facilitación presencial, generalmente hacemos preguntas y usamos nuestro lenguaje corporal y la mirada para “administrar” quién tomará la palabra y quién esperará. Esto no es tan fácil en una facilitación a distancia, por lo tanto usa y abusa del chat para que las personas respondan las preguntas que haces.

Puedes leer en voz alta, y eventualmente pedirle a uno de los participantes que detalle mejor algo que desees  resaltar. Del mismo modo, si varias personas quieren hablar y abrir el micrófono para esto, la reunión se hace imposible.

Sin embargo, si cada persona escribe en el chat “quiero hablar”, esto naturalmente crea un orden, una cola. El facilitador puede entonces llamar nombre por nombre, y cada persona puede hablar y ser escuchada de manera productiva. 

Usando la facilitación visual

Pizarras Virtuales (online boards)

Crea un board en una herramienta online, como por ejemplo Miro o Deskle. Trata de estructurar cuáles son los pasos de tu dinámica y prepara los materiales virtuales que vas a necesitar durante la dinámica.

¡Evita las improvisaciones! Si tienes que improvisar, hazlo porque surgió una oportunidad en el momento, no porque no te hayas preparado. 

Guía de Facilitación de Dinámicas para el Trabajo a Distancia 1
El equipo de Knowledge21 utilizando Miro para la Facilitación Visual

Preparando la dinámica

Crea un tutorial para que las personas hagan preguntas de forma asincrónica, como se muestra a continuación. Esto permitirá que los participantes hagan preguntas sin detener la dinámica para todos o desconcentrar porque no hayan entendido una herramienta . 

Crea una estructura para la dinámica y haz que esta estructura sea explícita. En este escenario, montamos la información general, los participantes, los acuerdos, el paso a paso de la dinámica y un modelo. 

Área de Trabajo

Cuando comenzamos a pedirle a la gente que escriba en el formato final, nuevamente vemos el fenómeno de que un participante asume el liderazgo y el resto se convierte en espectador. Por eso, utilizamos las mismas técnicas de 1-2-todos de la facilitación presencial.

Para que esto funcione, las personas deberán tener un espacio para escribir libremente, y sólo cuando sea el momento presentar lo que han creado para el grupo. Para que esto sea posible, crea un espacio para que las personas lo utilicen como área de trabajo.

Aquí  pueden garabatear, crear post-its y formas, sin afectar la estructura de la dinámica. Es un espacio libre para brainstorming, y para no “anclar” a los otros participantes en lo que cada uno está escribiendo. 

Guía de Facilitación de Dinámicas para el Trabajo a Distancia 2
Área de trabajo de la facilitación a distancia

Elementos ocultos

Uno de los posibles problemas de ingresar en la dinámica con todo estructurado y todos los elementos visibles es que, en lugar de prestar atención a la dinámica, los participantes pueden ceder ante la ansiedad y comenzar a explorar estos elementos.

Si  no deseas que las personas tengan acceso a las siguientes etapas de la dinámica, cubre estos elementos con un cuadrado y bloquéalo, de manera que sólo tú puedas eliminarlo. Estos elementos pueden ser diversos: desde instrucciones para las próximas etapas de la dinámica hasta frameworks y materiales didácticos que pueden surgir según el ritmo de la clase, tus necesidades y dificultades. 

Efecto Lío visual

Cuando des una tarea a los participantes, pídeles al terminar que retiren los cursores del área de trabajo. De esta manera, sabrás cuando todos hayan terminado y puedas reanudar la facilitación. 

Finalizando la reunión

Cinco minutos antes de que termine el horario de la reunión, cierra el tema, verifica que las definiciones y acciones a ejecutarse después de la reunión estén claras y finaliza la reunión con un checkout.

Una buena manera de hacer un checkout es conectar con el checkin y preguntar en una palabra el nivel de satisfacción de las personas después de esta reunión. Las respuestas proporcionarán feedbacks muy importantes si hay conflictos que aún deben resolverse y si la reunión ha cumplido su propósito.

Esto te permitirá identificar la necesidad de un trabajo posterior para resolver los cabos sueltos y evolucionar tu facilitación para que sea  cada vez mejor.

Esta guía fue creada con base a las buenas prácticas definidas por Monira Lima, Johannes Wiegerinck, Rafaela Sampaio, Danilo Risada, Samira Tavares, Renan Melo, Alex Marmute y Andressa Chiara.

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Foto de Andressa Chiara
Andressa Chiara

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