¿Sabías que hay una secuencia de pasos que se considera una buena práctica para comenzar las reuniones? Michael Wilkinson habla de ello en el libro The Secrets of Facilitation. En casos de ceremonias de mejora continua, esto no varía mucho. Hablemos un poco sobre eso. 

CÓMO INICIAR REUNIONES

Para comenzar cualquier reunión, es necesario recordarles a las personas por qué se la ha programado, hacer que participen y dejar claro lo que se espera de ellos. 

Lo hacemos con un discurso de apertura utilizando 4 pasos importantes. 

  1. Informar: dejar claro el propósito de la reunión.
  2. Empoderar: dejar claro lo que se espera de las personas invitadas.
  3. Motivar: dar visibilidad a los problemas en común, generando empatía con el propósito de la reunión.
  4. Involucrar: deja claro el primer paso para lograr el resultado esperado.

Para una reunión de mejora continua, a menudo es importante recordar a las personas involucradas el propósito de la existencia de esa reunión. El texto explicativo que utiliza los pasos anteriores puede ayudar. 

Ejemplo:

“Estamos reunidos para discutir cómo podemos ser más efectivos como equipo. Todos aquí tenemos la libertad para plantear los puntos que consideramos importantes para ser mejores. Recordando que consideramos que todos hicieron lo mejor que pudieron dado lo que sabían y los recursos que tenían disponibles. Creo que sabiendo esto podemos crear un espacio cada vez mejor en este equipo. Para comenzar, hagamos una actividad que nos ayude a estar en el momento presente.”

Ejemplo con separación: 

(Informar) “Estamos reunidos para discutir cómo podemos ser más efectivos como equipo. 

(Empoderar) Todos aquí tenemos la libertad para plantear los puntos que creemos importantes para ser mejores. 

(Motivar) Recordando que consideramos que todos hicieron lo mejor que pudieron dado lo  que sabían y los recursos que tenían disponibles. 

(Involucrar) Creo que sabiendo esto podemos crear un espacio cada vez mejor en este equipo. Para empezar, hagamos una actividad que nos ayude a estar en el momento presente.”

FORMATO DE CEREMONIAS RETROSPECTIVA

Para la ceremonia de retrospectiva, dependiendo del tiempo disponible, podemos decidir si seguiremos diferentes formatos. Si el tiempo es inferior a 30 minutos, podemos ir directamente a lo que llamamos la actividad principal (la dinámica en sí), de lo contrario, hay una secuencia sugerida, pero puede reconfigurarse según  vuestras necesidades. 

Secuencia para ceremonias de retrospectivas: 

  1. Check in o Energizer: una forma de desconectar a las personas del mundo exterior y ponerlas en el momento presente.
  2. Directrices primarias o acuerdos de convivencia: es hora de crear un ambiente seguro para que las personas traigan al equipo todo lo que creen ser importante dado el contexto. 
  3. Actividad Principal: aquí puedes realizar la dinámica para recopilar informaciones, que puede ser una Retrospectiva, Team Building o una  retrospectiva futura. Una buena manera de decidir cuál de estas es la mejor para el momento del equipo, es utilizar la Retrospectiva Poker.
  4. Cierre: plan de acción (como máximo 3 elementos); appreciation token (apreciación o reconocimiento por comportamientos); sentimientos; entre otros. 

EL MUNDO ONLINE (A Distancia)

Con la necesidad de realizar actividades online, tus equipos probablemente volverán a la fase de Forming, el momento en que se forman los grupos de trabajo, las relaciones sociales y las personas no saben de hecho cómo  comportarse en el entorno

¿Qué está causando que  los equipos vuelvan a formarse? Las relaciones sociales cambian con el trabajo online (Home Office), tanto con la empresa como en los hogares de las personas, muchas rutinas rotas y alteradas. Esto significa que las ceremonias de retrospectiva se refuerzan como un punto de influencia para tus equipos, se deben crear nuevos acuerdos, se compartirá el aprendizaje, el emparejamiento, se estudiarán las herramientas, etc. 

Hablando de herramientas, lee la publicación del equipo de Knowledge21: Herramientas para el trabajo a Distancia

Otras herramientas: 

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Samuel Cavalcante

Apasionado por las personas y las comunidades, soy ingeniero informático, especializado en ingeniería de sistemas. Agile Coach en Knowledge21, trabajé como Scrum Master en DígithoBrasil y como profesor de educación superior en UNIDERP, desarrollador de comunidades en MS, experiencia...

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